Planowanie nie musi być więzieniem

Planowanie w małym biznesie

W tym artykule przeczytasz o powszechnych błędnych przekonaniach dotyczących planowania, dlaczego wielu ludzi nie potrafi planować strategicznie i jak uniknąć tych typowych błędów.

Niedawno rozmawiałam z przyjacielem, który zmaga się z wypracowanie zdrowych nawyków planowania. Po logicznym uporządkowaniu zadań i umieszczeniu ich w swoim planerze, kiedy przyszło do wdrażania, poczuł się zupełnie zagubiony.

Istnieje kilka typowych błędów, które sprawiają, że nie udaje nam się włączyć planowania do naszego codziennego życia. Może jednak ich łatwo uniknąć. Bycie freelancerem nie tylko nauczyło mnie strategicznej organizacji, ale także pokazało, czego lepiej unikać w tym procesie. Pozwólcie, że podzielę się z wami tymi kilkoma lekcjami.

Uwaga! Zdaję sobie sprawę, że planowanie to bardzo indywidualna sprawa, a taktyki, które działają dla jednej osoby, niekoniecznie muszą działać dla innej. Dlatego skupiam się tutaj na błędach, bo czuję, że niemal wszyscy możemy się z tym utożsamić.

Błędne planowanie #1: nadmierne planowanie

Wielu z nas uważa, że ​​decyzja o wprowadzeniu planowania strategicznego do naszego życia oznacza planowanie każdego najmniejszego ruchu. Powiedzmy sobie jednak szczerze: nie wszystko da się i powinno być zaplanowane.

Uświadamiając sobie, że nie da się wszystkiego przewidzieć i nie nad wszystkim masz kontrolę, sprawisz, że cały proces planowania będzie o wiele przyjemniejszy i mniej stresujący.

Planowanie to doskonały sposób na zwiększenie produktywności w pracy. Jednak jest zupełnie zrozumiałe, że są aspekty życia, w których wolisz być bardziej spontaniczna_y. I to też jest całkiem ok.

Nadmierne planowanie może spowodować, że poczujesz się więźniem swoich własnych ambicji, stracisz oddech i nie wyrobisz na zakrętach. Dlatego tak ważne jest spędzenie czasu nad zrozumienie, gdzie stawiać sobie granice, by planowanie popychało Cię do przodu, zamiast Cię blokować i czynić nieszczęśliwą_ym.

Czytaj też: Mit perfekcjonizmu, który powstrzymuje Cię przed budowaniem swojej marki

Błędne planowanie # 2: Planowanie zbyt szczegółowe

Śniadanie o 8:00, e-maile o 8:20, spotkanie o 8:35 – wygląda na planistyczny maraton. Wiele osób właśnie tak opracowuje swój dzień, nie dając sobie wystarczająco dużo czasu na złapanie oddechu.

O wiele lepszym pomysłem jest utworzenie kategorii dla zadań i umieszczenie ich w blokach, czyli zakresach czasowych (np. 1/3-godzinnych). ‘Zablokowanie’ czasu pomaga zachować większą elastyczność i pozwala przestać się martwić, czy faktycznie zdążysz ze wszystkim.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, ile naprawdę poświęcasz czasu na każde zadanie, dzięki czemu możesz nie tylko być dokładniejsza_y, ale także dać sobie pewien margines bezpieczeństwa (hej! Wszyscy mamy czasem gorsze dni). Możesz użyć jednej z aplikacji śledzących czas pracy i przeprowadzić test przez tydzień lub dłużej. Na tej podstawie będziesz w stanie dokładniej planować w przyszłości.

Osobiście zwykle dzielę dzień na dwa bloki. Pierwsza połowa dnia przeznaczona jest na mniejsze zadania, które nie wymagają dużej kreatywności (odpowiadanie na maile, rozmowy z klientami, wprowadzanie drobnych poprawek w projektach). Druga to czas, kiedy zaczyna się głęboka koncentracja. Nie planuję każdego zadania (szczególnie w pierwszej części dnia). Raczej tworzę listę rzeczy do zrobienia, w której podkreślam moje priorytety.

Błąd planowania #3: zmiana naturalnego flow

Prawdopodobnie słyszałaś_eś lub czytałaś_eś wiele wskazówek dotyczących planowania i próbowałaś_eś wdrożyć je wszystkie na raz – trening rano, pranie i gotowanie po pracy, zabawa z dziećmi po obiedzie. Cóż, wszystko to brzmi dobrze w teorii, ale wiele razy nie udaje nam się podążać za tymi gotowymi procedurami z jednego prostego powodu – nie są one ‘nasze’.

W moim przekonaniu, aby planowanie faktycznie zadziałało, musimy budować nasz grafik wokół naturalnego, indywidualnego flow. Nie idź pod prąd za wszelką cenę. Jasne, dobrze jest modyfikować i eksperymentować (w tym z gotowymi rozwiązaniami), ale upewnij się, że wszystko wydaje się dla Ciebie naturalne.

Prawdopodobnie jeśli jesteście najbardziej produktywna_y wieczorem, będzie Ci ciężko przejść na poranny harmonogram. Jeśli (regularnie) czujesz, że opadasz z sił w okolicach południa, zrób sobie dłuższą przerwę. I tak nie będziesz w stanie nic zrobić.

Sama robię 2-3h przerwy na lunch i poza gotowaniem zabieram psa na długi spacer. Południe jest zwykle dla mnie mniej produktywne, dlatego zdecydowałam wyraźnie rozgraniczyć poranek (kiedy pracuję nad płytkimi zadaniami) a popołudniem (kiedy przełączam się na bardziej kreatywny tryb i skupiam się na głębokiej pracy). Czasami nawet sprzątam podczas przerwy i w ten sposób przygotowuję swój umysł i przestrzeń na znacznie głębszą koncentrację.

Błąd planowania #4: przesadzenie z ilością zadań

To jeden z błędów w planowaniu, który łatwo może pozbawić Cię motywacji. Kiedy umieścisz zbyt wiele na swojej liście rzeczy do zrobienia, fizycznie nie będziesz w stanie odznaczyć wszystkich zadań. W ten sposób masz poczucie, że niczego w ciągu dnia nie osiągnęłaś_nąłeś. Spróbuj podzielić listę rzeczy do zrobienia na dwie grupy – „priorytety” i „inne”. Zminimalizuj pierwsze i przenieście wszystkie zadania, które mogą poczekać, na tę drugą listę.

W ten sposób nie zakopiesz się w ilości obowiązków, z większą łatwością pchniesz swój biznes do przodu bez poczucia przepracowania.

Jeśli więc już kilka razy nie udało Ci się wdrożyć planowania w swoim codziennym życiu, postaraj się unikać powyższych błędów. Pamiętaj, planowanie to narzędzie, które powinno Ci służyć i ułatwiać życie, a nie sprawiać się, że czujesz się zniechęcona_y i w potrzasku.

Materiały, które mogą Was zainteresować:

Praca głęboka. Cal Newport

Zorganizuj się w 21 dni. Ola Budzyńska

Plannery strategiczne

Podcast: Cal Newport

0 Shares:
Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

You May Also Like